利用ChatGPT輔助小型公司合約管理：以500份合約為例

在企業經營中，合約管理是一項非常重要的工作，公司就算沒有配置法務，也必定會處理到各種合約的問題。特別對於小型公司來說，有限的人力與資源讓有效管理合約成為一大挑戰。
今天Lodi想分享GPT在合約管理上，GPT可能可以提供的幫助。

假設一間小型公司每年處理大約500份合約，這些合約假設有五大類：供應商合約、租賃合約、銷售合約、勞動合約及保密協議。每一類合約有不同的條款、時限與續約需求，而這些合約的有效管理直接關係到公司的運作與風險管理。

本文將以這個例子為基礎，介紹如何利用 ChatGPT 來輔助公司進行合約管理。

一、案例背景：500份合約的管理挑戰

對於這間公司，每年的合約約有500份，分為五大類：

1. 供應商合約（約150份）：通常與原料供應商或外包廠商簽訂，包含價格、供應條件與交貨期限等條款。
2. 租賃合約（約50份）：涵蓋公司辦公室、倉庫等租賃的條款，涉及租金、租期和續約選項。
3. 銷售合約（約200份）：公司提供服務或產品的銷售合約，需確保收款、交付及其他權利義務條款的執行。
4. 員工合約（約80份）：每名員工的聘用條件、薪資、福利和工作條款。
5. 保密協議（約20份）：涉及公司內部機密、智慧財產權保護的條款，通常與員工、供應商或合作夥伴簽訂。

公司需要審核、管理並追蹤每一份合約的內容以及條款變更，這是合約管理中的一大挑戰。若無法準確掌握合約內容，可能導致重要的業務中斷或違約風險。這時，透過 ChatGPT 等生成式 AI 工具，合約管理的效率將大幅提升。

二、ChatGPT 如何輔助合約管理

1. 合約分類與重要條款判斷

透過 ChatGPT，公司可以為不同類型的合約設計標準化的合約模板與分類系統。每次新增一份合約時，ChatGPT 能協助判斷合約歸類至對應的類別，並摘要重要的合約信息，如簽訂日期、到期日及相關義務。

例如，針對供應商合約，ChatGPT 可自動識別其中的合約期限與商品交貨期限，並將其標記為關鍵日期，隨後可以透過其他工具的整合，針對這些日期進行追蹤和提醒。其他工具的整合我會在下一篇進行介紹。

2. 合約審閱與風險控制

ChatGPT 還可以在合約審閱階段發揮作用，特別是在合約變更或續約時。透過GPT的輔助，公司可以快速檢視合約中的關鍵條款，並自動提示與公司政策或法規相違的部分，從而有效降低風險。

例如，在租賃合約中，GPT可以檢查租金支付條款或續租條款，確保公司在續約時不會忽略有利的商業條件。

3. 合約履行與監控

合約履行階段，ChatGPT 能根據合約內容監控合約義務的完成情況。例如，對於供應商合約，GPT可以提醒應追蹤供應商的交付時間表，並提醒應補充入在未達成的時候及時通知公司相關部門的條款，避免違約風險或經濟損失。

三、合約管理政策制定建議

透過生成式 AI 進行合約管理，不僅需要流程的規劃，還需要制定清晰的管理政策，確保合約的時限、風險及審閱程序能夠精準執行。在上述的例子中，GPT提供了以下幾項政策制定的建議。若公司還沒有合約管理政策，或是需要修改合約管理政策，都頗值得做為參考：

1. 合約登錄與歸類政策：公司應建立規範，要求所有合約均需在簽署後24小時內錄入系統，並通過自動化工具進行分類與管理。

2. 續約提醒與跟進機制：公司應設置合約續約提醒政策，確保在合約到期前至少xx天接到通知，並要求負責人及時回應提醒，進行續約或談判。

3. 合約風險管理政策：要求在合約初次審閱與續約時，應遵循一定流程進行風險審查，確保合約條款與公司政策一致，並且不會產生不必要的商業風險。

4. 合約履行追蹤政策：應定期自動追蹤合約履行進度，並根據合約中的付款、交付條件等義務條款設置監控提醒，以便負責部門及時跟進。

四、結論: 活用之餘也要注意機密外洩風險

透過運用 ChatGPT 這類生成式 AI 工具，小型公司可以大幅提升其合約管理的效率與準確性，尤其在處理大量合約的時限與續約提醒時，更能夠輕鬆掌握時間表，避免因合約疏忽而導致的商業風險或經濟損失。

針對如本文中的500份合約管理案例，透過合約分類、條款審核、政策制定等功能，ChatGPT 為公司提供了有力的合約管理輔助工具，使得小型公司在資源有限的情況下，也能高效管理大量合約，並確保每個合約的合規性與商業利益。

但是Lodi也不厭其煩的要再做提醒，使用前請先留意機密外洩的風險。特別是使用免費版本時更需小心。Lodi的建議是管理者可以先將一些合約範本去識別化的請GPT協助看看，若發現符合自己的需求，再考慮跟GPT直接購買量身打造的企業版方案，會更加的適合。而若使用頻率不高，盡可能的去識別化再使用GPT，會是更安全的作法。

去識別化的方式包括:

1. 將公司名稱取代為甲公司、乙公司。
2. 將人名取代為甲乙丙丁。
3. 將數字取代為隨機數字。
4. 將產品名稱、服務內容等刪除，僅概括以「產品」、「服務」稱之。

這篇文章示範了 ChatGPT 如何透過具體的實例協助公司進行合約管理。如果你對如何導入生成式 AI 工具或政策設計有任何想法，歡迎留言或聯繫討論！